堅(jiān)持?jǐn)?shù)字化轉(zhuǎn)型，持續(xù)優(yōu)化會(huì)議管理，創(chuàng)新用“三個(gè)明確”推動(dòng)會(huì)議管理取得良好效果。
樹理念，明確管理思路
明晰側(cè)重，開展分類管理。決策類會(huì)議指涉及重要事項(xiàng)研判決策的會(huì)議，對這類會(huì)議側(cè)重規(guī)范性管理，進(jìn)一步完善會(huì)議制度、細(xì)化議事清單、優(yōu)化決策流程、健全督辦臺賬。
部署類會(huì)議指以傳達(dá)部署工作為目的，對這類會(huì)議側(cè)重制度約束，加強(qiáng)對會(huì)議預(yù)算、時(shí)長、規(guī)模、形式等具體的約束，會(huì)前下發(fā)材料，會(huì)后強(qiáng)化落實(shí)，切實(shí)提升傳達(dá)部署質(zhì)量。
研討類會(huì)議是干部員工溝通交流的有效方法，對這類會(huì)議側(cè)重效率提升，以解決實(shí)際問題為目的。
全面覆蓋，開展分級管理。辦公室牽頭搭建交流平臺，構(gòu)建三級、四級單位可直接參與的扁平化交流模式，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)存在的問題并及時(shí)向上級單位反饋。同時(shí)，明確各級單位僅向下一級提出指導(dǎo)意見，避免跨級指導(dǎo)。
橫向?qū)?biāo)，開展分區(qū)管理。綜合考慮職責(zé)定位、業(yè)務(wù)范圍、人員規(guī)模等情況，將二級單位分為7個(gè)工作組，按區(qū)域制定差異化管理目標(biāo)和落實(shí)舉措。
優(yōu)方法，明確工具手段
持續(xù)推廣無紙化會(huì)議系統(tǒng)。自主研發(fā)了基于移動(dòng)端的無紙化系統(tǒng)，具有會(huì)議材料一鍵上傳、點(diǎn)對點(diǎn)分發(fā)、歷史會(huì)議回看、記錄自動(dòng)生成等功能，既便于參會(huì)人員查看文件，又大大減輕會(huì)務(wù)組織的工作量。
持續(xù)優(yōu)化視頻會(huì)議系統(tǒng)。視頻分會(huì)場雖實(shí)現(xiàn)了遠(yuǎn)程參會(huì)，但仍要求參會(huì)者在本地集中。每次召開視頻會(huì)議均有參會(huì)者無法前往分會(huì)場集中參會(huì)的情況。為此，將自研的會(huì)議系統(tǒng)與傳統(tǒng)高清視頻會(huì)議系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)物理打通，既支持集中會(huì)議室視頻接入，又支持個(gè)人終端無時(shí)空限制接入。
立標(biāo)準(zhǔn)，明確復(fù)用模式
形成標(biāo)準(zhǔn)化流程。標(biāo)準(zhǔn)化的流程可降低因人員變動(dòng)造成的臨時(shí)性管理缺位風(fēng)險(xiǎn)。我們將會(huì)議管理關(guān)鍵點(diǎn)規(guī)范化，形成“申請、通知、組織、召開、傳達(dá)、復(fù)盤”的標(biāo)準(zhǔn)化工作流程，管理人員只需登錄會(huì)議系統(tǒng)即可按流程、按要求開展管控，降低管理風(fēng)險(xiǎn)。
形成可推廣模式。將會(huì)議管理的好經(jīng)驗(yàn)、好做法，總結(jié)形成了6種會(huì)議場景模板，供各級單位使用，并總結(jié)提煉工作模式向外部輸出。
